Listas ‘To-do’: 7 simples pasos

Como aprendí a lograr hacer las cosas

Solía trabajar de una manera muy errática y desorganizada. No tenía una metodología clara para avanzar en mi trabajo. Estando en empleos corporativos y en el mundo de la construcción tendía a trabajar en lo menos aburrido primero o en los incendios que surgían a lo largo del día. Sentía que trabajaba mucho pero en realidad no estaba siendo efectivo, productivo, ni logrando cosas.

Muchas veces pensaba que tenía tantas cosas para hacer que no me iba a dar el tiempo, y cuando lo anotaba todo en la lista me daba cuenta apenas tenía cinco o seis cosas para hacer, tres de las cuales no requerían más de cinco minutos cada una.

Llevo más de dos años usando listas de cosas para hacer, en inglés conocidas como listas To-do. No solo logro hacer más cosas, sino que trabajo más enfocado, tengo más tiempo libre y mi mente está más zen.

  1. Crear lista
    Crea una lista con las cosas que tienes para hacer. Lo ideal es hacerla la noche anterior o antes de comenzar el día. Simplemente incluye todo lo que tienes para hacer, hasta las pequeñas cosas como ir a comprarle un regalo al perro. La idea es vaciar tu mente en papel. Luego veremos si lo haces todo o no. No pienses en el orden, prioridad ni nada, es más una lluvia de ideas. Puedes hacerlo en una hoja suelta o en una agenda. A mí me gustaba tener todo en una agenda así quedaba registrado. Ahora utilizo la extensión de chrome Momentum ya que trato de llevar una vida nómada y libre de papel. Evernote también es una excelente opción para evitar andar cargando agendas.
  2. Eliminar
    Es posible que en tu lista hayan quedado muchas cosas para hacer. Acepta que no las vas a poder hacer todas. Ahora es momento de identificar lo que podemos no hacer. Yo sé que si tengo más de diez puntos para atacar no voy a lograr atenderlos todos. Elimina lo que no precisa ser realizado primero. Evalúa que es lo que puedes delegar y pasarle a otro. Aprende a enfocarte en pocas cosas.
  3. Identificar
    De lo que ha quedado identifica el 20 % que importa. El 80 % de los resultados vendrán de eso. Si tienes 10 puntos, hay 2 que van a generar el mayor impacto. Identifícalos. Vamos a atacar esos puntos primero que nada. No confundas «urgente» con importante.
  4. Priorizar
    Puedes enumerarlos y darles una escala de prioridad a tu lista. Ataca lo más importante primero. ¿Si solo pudieras realizar una tarea sola en el día, cuál sería la que te dejaría más satisfecho? Identifica esta tarea importante, resáltala y abórdala primero que nada.
  5. Tachar
    A medida que vayas realizando tareas táchalas de la lista. Esto tiene un efecto en nuestra cabeza muy importante. Hay veces que el mero hecho de poder ir a la lista y tachar una de las tareas era lo que me motivaba a hacerla.
  6. Seguir eliminando más
    Nuestro día debería de tener una hora de fin. Es muy poco productivo trabajar sin límite por que tendemos a querer hacer tareas que parecen importantes pero no lo son. Trabajar por trabajar, una de las trampas del emprendedor. Evalúa si puedes sencillamente no hacer lo que no te dió el tiempo de no hacer. ¿Qué pasaría si no lo haces? Si no puedes evitar hacerlo, simplemente anótalo en la lista del día siguiente. Es tan importante saber lo que hay que hacer como lo que no.
  7. No hagas cosas fuera de la lista
    No permitas que venga gente y te pida cosas de un momento para otro. No respondas urgencias ficticias. Si necesitan algo de vos, simplemente anótalo en la lista de cosas para hacer. No respondas si lo vas a poder hacer o no hasta no evaluar su prioridad en la lista. Muchas veces lo que te piden son cosas sin importancia que están evitando hacer ellos mismos (lo que hacemos nosotros en el punto 2). Aprende el arte de ignorar algunas cosas. Cuando no es posible ignorar, suelo responder que lo pondré en mi lista de cosas para hacer, y para dentro de tres días lo podría completar. Eso hace que la persona prefiera hacerlo ella misma, dárselo a otro o simplemente se olvide del tema. Jamás realices cosas que no estén en tu lista.

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